Digital reports: waarom saaie rapporten verleden tijd zijn

25 oktober, 1983. Op die legendarische dag gebeurden er een aantal dingen. Amerika startte een kortdurende invasie van Grenada. De Japanse Prinses Yōko van Mikasa werd geboren (toegegeven, niet de meest tot de verbeelding sprekende gebeurtenis). En misschien impactvoller dan die beide voorbeelden: op die dinsdag bijna 40 jaar geleden werd het revolutionaire programma Microsoft Word geïntroduceerd. Dat is niet alleen een leuk weetje waarmee je je familie op de eerstvolgende kringverjaardag kunt vermaken, maar ook best confronterend als je wel eens met Word werkt.

Al die jaren geleden waren er al professionals die hun zakelijke rapporten en verslagen prachtig wisten vast te leggen met deze tekstverwerker. Ik gebruik Word persoonlijk tot de dag van vandaag bijna dagelijks, ondanks dat de eerste versie van het programma ouder is dan ik zelf ben. Dat blijf ik ook zeker doen, maar er is iets dat ik niet begrijp: waarom ploeteren we nog altijd voort met het maken van vrijwel al onze rapporten en verslagen in Word, ook als die naar klanten en stakeholders moeten die we daadwerkelijk willen imponeren?

De aandacht grijpen

Hoeveel Word-documenten of PDF’s heb je in je leven geopend, waarvan je direct dacht: ‘Kijk nou, dit is echt een genot om te bekijken en lezen.’ Ik zal je mijn antwoord vast verklappen: ik niet bijster veel. Sinds 1983 is er het nodige veranderd in hoe we informatie communiceren met elkaar. Onze digitale gereedschapskist is vele malen uitgebreider geworden, zeker na de wijdverspreide adoptie en ontwikkeling van het internet. Maar dat heeft maar beperkt invloed gehad op hoe we rapporteren. En dat zou je vreemd kunnen noemen, gezien we al langer weten dat tekst (en zeker grote hoeveelheden ervan) lang niet altijd de beste vorm is om bepaalde informatie over te brengen. Bovendien zijn er weinig teksten die met hun vormgeving de aandacht weten te trekken. En in een wereld waarin onze informatieconsumptie hoger ligt dan ooit tevoren, is dat wel essentieel.

Afbeelding van Mental Floss.

Het rapport van de toekomst: online en digitaal

De hamvraag: hoe voorkom ik dat mijn rapport in de (spreekwoordelijke) bureaulade belandt? Het antwoord ligt eigenlijk heel erg voor de hand: online digitale rapportages. En dan bedoel ik niet dat je alsnog je PDF als bijlage in je e-mail plaatst en aan je klant of stakeholders stuurt. Onder online en digitaal verstaan we rapporten, rapportages en verslagen ontworpen met een ‘digital first’ aanpak. Ze zijn ontworpen om te consumeren via je browser en zijn in feite websites met een totaal andere opbouw en insteek. Dat maakt dat ze de krachtige kenmerken van een website kunnen overnemen:

  • Ontwerp dat in het oog springt. Als je iemand wil informeren en/of overtuigen, moet je eerst de aandacht trekken. Online, digitale rapportages bieden daar veel meer mogelijkheden toe.
  • Interactieve en multimediale content. Denk aan foto, video, animatie, interactieve grafieken en andere datavisualisaties of KPI’s. Daardoor houd je de aandacht vast en kun je informatie in de meest gepaste vorm communiceren.
  • Navigatievrijheid. Je kunt een lezer op een veel natuurlijkere manier door je rapport laten navigeren omdat je veel meer kruisverbanden kunt aanleggen. De lezer bepaalt zelf in welke delen hij geïnteresseerd is, en hoeft in veel mindere mate van kaft tot kaft te lezen om de essentie volledig te doorgronden. Daardoor wordt zijn informatiebehoefte beter en sneller ingevuld.
  • Gecentraliseerde rapportage. In plaats van dat je bij iedere revisie een nieuwe versie van het rapport moeten sturen, waardoor miscommunicatie en fouten in de hand worden gewerkt, is er op één centrale plek de enige juiste versie van het rapport of verslag te vinden.

Waarom is een online digitaal rapport een goed idee?

Een directe vraag met een simpel antwoord: omdat het een effectievere manier is om de doelen van je rapportage te bereiken.

Een rapport of verslag is een poging om te communiceren met één of meerdere personen. In alle vormen van communicatie doet de vorm van de boodschap of de informatie ertoe. Bovendien doet de vorm van het medium zelf er ook nog eens toe. Als ik een sollicitatiegesprek heb en ik verschijn in een vuilniszak, kan ik nog zo’n goed verhaal hebben, maar de kans dat ik mijn gesprekspartners kan overtuigen van mijn kwaliteiten is nihil. Doe ik precies hetzelfde in een overhemd, dan maak ik al veel meer kans (dat zou ik althans graag geloven).

Dat neemt niet weg dat je doel ook bereikt kan worden met een uitgebreid Word of PDF-rapport, maar je maakt niet optimaal gebruik van de middelen die je ter beschikking hebt om die doelen te bereiken. Uiteindelijk willen we indruk maken, informatie overbrengen en onze lezers overtuigen. En rijkere, interactieve rapportages zijn daar veel beter toe in staat dan platte, tekstuele rapportages.

Niet alle rapporten lenen zich voor deze vorm. Een goed voorbeeld van een rapportagevorm waarin online en digital de afgelopen jaren meer en meer gebruikelijk zijn geworden, is het jaarverslag. Waar dat voorheen dikke pillen waren met voornamelijk financiële informatie, kiezen steeds meer organisaties voor integrale verslagen met een ‘digital first’ insteek. Zie bijvoorbeeld het integrale jaarverslag van AkzoNobel over 2018.

Voorpagina van het jaarverslag van AkzoNobel uit 2018.n
Het integrale jaarverslag over 2018 van AkzoNobel.

Dat doen organisaties mijns inziens om twee redenen:

  1. Het is een effectievere manier om meerdere doelgroepen te informeren.
  2. Het maakt van een informatief, onaantrekkelijk verslag een marketingmiddel.

De trend in de jaarverslagen is tekenend voor de mogelijkheden voor allerlei soorten rapportages. Aan organisaties de uitdaging om de mogelijkheden te ontdekken en te gebruiken.