Case: Dossiermanagement in Microsoft SharePoint

Voor platforms Ready to Scale en PIM hebben we op basis van SharePoint een uitvoerig dossiermanagementsysteem ontwikkeld. Ready2Scale en het Platform Investeringsgereed Innovatief MKB Noord-Holland (PIM) zijn platforms bedoeld voor het ondersteunen en verder helpen van (innovatieve) ondernemers. Deze platforms genieten een soortgelijke informatiestroom voor hun dossiermanagement. Voor beide projectteams hebben we een soortgelijke SharePoint omgeving aangelegd, gebouwd op het Addventure platform van onze partner KplusV.

Eisen

Het gewenste dossiervolgsysteem bestaat uit twee facetten:

  • een uitvoerig dossier per onderneming, waarin NAW gegevens, investeringsinformatie, werkgeledenheidscijfers, en informatie over de ontwikkelde innovaties wordt geregistreerd;
  • Een overkoepelend overzicht van al deze informatie, in de vorm van een visueel dashboard waarin de belangrijkste prestatie-indicatoren inzichtelijk zijn.

Maatwerk met mate

SharePoint is bij uitstek geschikt voor het creëren van projectomgevingen met een behoefte aan veel flexibiliteit en op maat gemaakte informatiestromen. In de basis is het een zeer uitgebreid product, maar soms bieden de vele standaardmogelijkheden nog steeds niet precies wat een gebruiker voor ogen heeft. Gelukkig biedt SharePoint ons de mogelijkheid om het platform verder uit te breiden met zelf geprogrammeerde functionaliteit. Onder het motto ‘maatwerk met mate’ hebben we in dit project zo veel mogelijk ‘intelligentie’ in SharePoint zelf proberen te houden. Daardoor is de tool beter beheerbaar en wordt de gebruiker niet geconfronteerd met een veranderde interface. Kortom: de complexiteit zit achter de schermen.

We hebben een dossierstructuur gecreëerd die volledig inhaakt op de informatiebehoefte van het projectteam. Onderliggend brengen we geautomatiseerde koppelingen aan, waarmee de opgeslagen informatie wordt geaggregeerd naar het overkoepelende dashboard. Zo kunnen de individuele teamleden uitvoerige dossier opzetten en onderhouden, en de projectleiders zicht houden op de voortgang van het totale platform ten aanzien van de prestatie-indicatoren.

Resultaat

Ondanks de uitvoerige onderliggende techniek, wordt de gebruiker een vertrouwde SharePoint-omgeving gepresenteerd. Via het dashboard heeft de gebruiker altijd en overal een overzicht van de belangrijkste cijfers. De teamleden hebben optimale controle over alle dossiers, die specifiek zijn afgestemd op hun informatiebehoefte.


Marlon Peeters

Gedreven door een behoefte om overal zijn eigen weg in te vinden, laat hij zich nooit afschrikken door een uitdaging. Als een echte rasoptimist vindt hij uit iedere penibele situatie een uitweg, veelal met behulp van de nodige technische hoogstandjes. Een onverschrokken criticaster, zowel van zichzelf als van anderen, met de benodigde subtiliteit om gehoord te worden. Breed geörienteerde developer en good guy.


  • Adres

    Vermeerstraat 6
    6521 LW Nijmegen
  • Social